Какой же секрет управления входящей информацией? Я пыталась найти ответ на этот вопрос очень долго, перебирая возможные варианты и создавая свои методы. В какой-то момент я узнала о методе zero inbox и распространила его на все мои «входящие». Все еще, я не могу сказать, что достигла «пустого ящика», но уже сейчас я вижу результат от этой методики.
Что такое Zero Inbox?
Zero inbox (пустой ящик входящих) — это система управления почтой, созданная экспертом продуктивности Мерлином Манном.
«Вся технология пустого ящика о том, как владеть своей почтой, своим вниманием и своей жизнью. Слово «пустой» в названии метода относится не к количеству писем в ваших входящих, а к количеству ваших мыслей об информации в этих входящих. Особенно, когда вы не хотите об этом думать. Вот и все.» — Мерлин Манн.
“It’s about how to reclaim your email, your attention, and your life. That “zero?” It’s not how many messages are in your inbox–it’s how much of your own brain is in that inbox. Especially when you don’t want it to be. That’s it.” – Merlin Mann
Метод zero inbox был изначально придуман и часто используется лишь для поддержания порядка в электронной почте. Но я не вижу смысла в таком ограничении его использования. Мне кажется, весь эффект этого метода создается только благодаря его использованию со всей поступающей к нам информацией — и с письмами, и с идеями, и с мыслями, и с задачами. Дэвид Аллен в своей книге Getting Things Done хорошо объясняет суть применения системы zero inbox ко всей информации. Но я немного изменила его подход, сделав удобную версию для себя.
Как начать?
Попробуйте заглянуть в вашу почту, задачник и блокнот для заметок. Если в вашей входящей папке на протяжении 24 часов лежит больше чем 0 файлов, то настало время переоценить вашу стратегию управления информацией. Достаточно очевидно, что иметь гигантский лист из статей, заметок, задач или писем — это не эффективный метод организации.
Как часто вы забываете что-то сделать с важной информацией? Постоянное нахождение в визуальном хаосе приводит к множеству проблем: например, раздражительности, к потере концентрации и ухудшению памяти.
Конечно, не нужно сразу же работать с информацией. На самом деле, даже наоборот — редкая проверка почты и социальных сетей сильно повышает продуктивность. Исследование университета Британской Колумбии показало, что проверка почты даже три раза в день вместо неограниченного количества раз помогает чувствовать меньший стресс и увеличивает количество выполненных задач. В идеале лучше выделять специальное время для обработки всей информации во входящих один раз в день, так как лучше проработать информацию в скором времени после ее получения (желательно в течение 24 часов), чтобы избежать наплыва новой информации и потерянности в большом списке.
Алгоритм обработки входящей информации
Алгоритм обработки каждого файла с информацией универсален и состоит из 4-х этапов:
- Анализ, выявление действия;
- Формулирование действия;
- Немедленное исполнение действия;
- Запись действия в таск-менеджер с присвоением меток
Если с тремя последними пунктами все понятно из названия, то в первом есть много нюансов. В книге GTD Аллен подробно описывает алгоритм анализа информации (1-й пункт). Мы уже использовали его в управлении задачами.
Вопросы для анализа информации:
- Что это? В отличие от работы с задачами, первым делом нужно понять, что находится перед вами. В задачах это не нужно, так как вариант там только один. Вопрос «Что это?» поможет как следует вникнуть в то, что мы собираемся проанализировать, и принять правильные решения. Нам нужно привыкнуть погружаться в суть того, на что мы обратили внимание.
- Нужно ли это? Чтобы не тратить время и силы на мусор, нужно фильтровать его так быстро, как возможно. Мы делаем это на входе в алгоритм. Если ответ «не нужно» — смело выбрасываем, удаляем информацию/письмо. Если «нужно» или «возможно, нужно» — продолжаем движение по алгоритму вниз.
- Связано ли с этим какое-либо действие? По Аллену, этот вопрос звучит как «Is it actionable?». Это последний вопрос первого пункта алгоритма обработки входящих. Этот вопрос задается, чтобы выяснить, есть ли необходимость что-либо предпринять с этим письмом, идеей, документом. Ответ «нет» на этот вопрос будет встречаться часто, ведь большая часть анализируемой нами информации не подразумевает никакого действия. Эта информация идет в ваш архив, чтобы, при необходимости, можно было легко достать ее оттуда. Как правильно организовывать архивы для разной информации, я расскажу позже. Ответ «да» означает, что нам нужно выполнить какое-то действие с этой информацией. На этом первый пункт алгоритма заканчивается и мы переходим к формулированию действия и его выполнению или записи.
После первого пункта алгоритма разбора, если информация прошла дальше, вам остаётся только положить информацию в архив, сделать сразу с ней какое-то действие или поставить задачу в таск-трекер.
Схема похожего разбора по методике GTD
Пример разбора
Например, вы прочли статью, и у вас возникла идея, как применить информацию из этой статьи. Задав себе вопрос «Что это?», вы поняли, что перед вами идея. Она нужная, поэтому мы не удаляем ее из мыслей, а идем дальше. С этой идеей может быть не связано никакого действия, если она является, например, идеей по сюжету вашей будущей книги. В таком случае, вы отправляете эту идею в ваш архив идей и идете делать свои дела дальше — на этом алгоритм заканчивается. Если же вам пришла идея какого-то действия, например, применения принципа описанного в статье, то вы переходите ко второму пункту алгоритма — формулируете задачу и ставите себе ее в таск-трекер с дедлайном и метками.
Вывод
Для меня, zero inbox очень сильно связан с минимализмом и осознанностью в жизни. Используя этот метод, я точно знаю, что обрабатываю всю поступающую информацию, соответственно беру пользу от всего, что встречаю в жизни — случайно услышанной фразы в транспорте, новой идеи, письма в почте, прочитанной книги. Естественно, эффективность жизни от такого подхода взлетает.
Проверяйте все ваши системы каждый день. Сортируйте и обрабатывайте каждый файл. Помните, что этот концепт не про то, чтобы не иметь информации во входящих, а про то, чтобы быстро разбирать информацию и тратить своё внимание лишь на то, что заслуживает его.
В следующих статьях я расскажу больше об организации архивов, использовании алгоритма анализа информации и дам практичные советы о том, как организовать zero inbox в почте и в хранилище заметок. У каждого вида информации своя специфика, способы организации и свои сервисы для хранения. Но ко всему подходит метод zero inbox. Он помогает осознанно получить пользу от любой информации и делает из вас практически гуру продуктивности.
Ссылка на источник: https://t.me/lifeasproject
