fbpx

Приглашаем на игру-марафон по расхламлению

Проведите время весело и с пользой, выигрывайте призы.

Приглашаем на игру-марафон по расхламлению

Универсальное использование метода Zero Inbox

Время чтения: 5 мин
Универсальное использование метода Zero Inbox

Какой же секрет управления входящей информацией? Я пыталась найти ответ на этот вопрос очень долго, перебирая возможные варианты и создавая свои методы. В какой-то момент я узнала о методе zero inbox и распространила его на все мои «входящие». Все еще, я не могу сказать, что достигла «пустого ящика», но уже сейчас я вижу результат от этой методики. 

Что такое Zero Inbox?

Zero inbox (пустой ящик входящих) — это система управления почтой, созданная экспертом продуктивности Мерлином Манном.

«Вся технология пустого ящика о том, как владеть своей почтой, своим вниманием и своей жизнью. Слово «пустой» в названии метода относится не к количеству писем в ваших входящих, а к количеству ваших мыслей об информации в этих входящих. Особенно, когда вы не хотите об этом думать. Вот и все.» — Мерлин Манн.

“It’s about how to reclaim your email, your atten­tion, and your life. That “zero?” It’s not how many mes­sages are in your inbox–it’s how much of your own brain is in that inbox. Especially when you don’t want it to be. That’s it.” – Merlin Mann

Метод zero inbox был изначально придуман и часто используется лишь для поддержания порядка в электронной почте. Но я не вижу смысла в таком ограничении его использования. Мне кажется, весь эффект этого метода создается только благодаря его использованию со всей поступающей к нам информацией — и с письмами, и с идеями, и с мыслями, и с задачами. Дэвид Аллен в своей книге Getting Things Done хорошо объясняет суть применения системы zero inbox ко всей информации. Но я немного изменила его подход, сделав удобную версию для себя. 

Универсальное использование метода Zero Inbox

Как начать?

Попробуйте заглянуть в вашу почту, задачник и блокнот для заметок. Если в вашей входящей папке на протяжении 24 часов лежит больше чем 0 файлов, то настало время переоценить вашу стратегию управления информацией. Достаточно очевидно, что иметь гигантский лист из статей, заметок, задач или писем — это не эффективный метод организации. 

Как часто вы забываете что-то сделать с важной информацией? Постоянное нахождение в визуальном хаосе приводит к множеству проблем: например, раздражительности, к потере концентрации и ухудшению памяти.

Конечно, не нужно сразу же работать с информацией. На самом деле, даже наоборот — редкая проверка почты и социальных сетей сильно повышает продуктивность. Исследование университета Британской Колумбии показало, что проверка почты даже три раза в день вместо неограниченного количества раз помогает чувствовать меньший стресс и увеличивает количество выполненных задач. В идеале лучше выделять специальное время для обработки всей информации во входящих один раз в день, так как лучше проработать информацию в скором времени после ее получения (желательно в течение 24 часов), чтобы избежать наплыва новой информации и потерянности в большом списке. 

Алгоритм обработки входящей информации

Алгоритм обработки каждого файла с информацией универсален и состоит из 4-х этапов:

  • Анализ, выявление действия;
  • Формулирование действия;
  • Немедленное исполнение действия;
  • Запись действия в таск-менеджер с присвоением меток

Если с тремя последними пунктами все понятно из названия, то в первом есть много нюансов. В книге GTD Аллен подробно описывает алгоритм анализа информации (1-й пункт). Мы уже использовали его в управлении задачами. 

Вопросы для анализа информации:

  • Что это? В отличие от работы с задачами, первым делом нужно понять, что находится перед вами. В задачах это не нужно, так как вариант там только один. Вопрос «Что это?» поможет как следует вникнуть в то, что мы собираемся проанализировать, и принять правильные решения. Нам нужно привыкнуть погружаться в суть того, на что мы обратили внимание. 
  • Нужно ли это? Чтобы не тратить время и силы на мусор, нужно фильтровать его так быстро, как возможно. Мы делаем это на входе в алгоритм. Если ответ «не нужно» — смело выбрасываем, удаляем информацию/письмо. Если «нужно» или «возможно, нужно» — продолжаем движение по алгоритму вниз.
  • Связано ли с этим какое-либо действие? По Аллену, этот вопрос звучит как «Is it actionable?». Это последний вопрос первого пункта алгоритма обработки входящих. Этот вопрос задается, чтобы выяснить, есть ли необходимость что-либо предпринять с этим письмом, идеей, документом. Ответ «нет» на этот вопрос будет встречаться часто, ведь большая часть анализируемой нами информации не подразумевает никакого действия. Эта информация идет в ваш архив, чтобы, при необходимости, можно было легко достать ее оттуда. Как правильно организовывать архивы для разной информации, я расскажу позже. Ответ «да» означает, что нам нужно выполнить какое-то действие с этой информацией. На этом первый пункт алгоритма заканчивается и мы переходим к формулированию действия и его выполнению или записи. 

После первого пункта алгоритма разбора, если информация прошла дальше, вам остаётся только положить информацию в архив, сделать сразу с ней какое-то действие или поставить задачу в таск-трекер.

Схема похожего разбора по методике GTD

Схема похожего разбора по методике GTD

Пример разбора

Например, вы прочли статью, и у вас возникла идея, как применить информацию из этой статьи. Задав себе вопрос «Что это?», вы поняли, что перед вами идея. Она нужная, поэтому мы не удаляем ее из мыслей, а идем дальше. С этой идеей может быть не связано никакого действия, если она является, например, идеей по сюжету вашей будущей книги. В таком случае, вы отправляете эту идею в ваш архив идей и идете делать свои дела дальше — на этом алгоритм заканчивается. Если же вам пришла идея какого-то действия, например, применения принципа описанного в статье, то вы переходите ко второму пункту алгоритма — формулируете задачу и ставите себе ее в таск-трекер с дедлайном и метками.

Вывод

Для меня, zero inbox очень сильно связан с минимализмом и осознанностью в жизни. Используя этот метод, я точно знаю, что обрабатываю всю поступающую информацию, соответственно беру пользу от всего, что встречаю в жизни — случайно услышанной фразы в транспорте, новой идеи, письма в почте, прочитанной книги. Естественно, эффективность жизни от такого подхода взлетает. 

Проверяйте все ваши системы каждый день. Сортируйте и обрабатывайте каждый файл. Помните, что этот концепт не про то, чтобы не иметь информации во входящих, а про то, чтобы быстро разбирать информацию и тратить своё внимание лишь на то, что заслуживает его.

В следующих статьях я расскажу больше об организации архивов, использовании алгоритма анализа информации и дам практичные советы о том, как организовать zero inbox в почте и в хранилище заметок. У каждого вида информации своя специфика, способы организации и свои сервисы для хранения. Но ко всему подходит метод zero inbox. Он помогает осознанно получить пользу от любой информации и делает из вас практически гуру продуктивности.

Ссылка на источник: https://t.me/lifeasproject

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Мнение редакции может не совпадать с мнением автора. Но мы даем возможность донести свои мысли каждому.

Участвуйте в игре-марафоне по расхламлению, выигрывайте призы. Подробности в Тelegram-боте.

Вы можете стать автором статей. Подробнее здесь

Поделиться:

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: