Информация — один из важнейших ресурсов, которыми обладает человек, наряду с энергией, временем и деньгами. Всю информацию надо фиксировать, чтобы она не занимала мозг, и он был свободен для новых идей. Сегодня я хочу ответить на вопрос: как организовать систему «второй мозг» так, чтобы он помогал первому быть эффективнее.
Второй мозг — это больше, чем просто архив знаний. В нем все связано и работает на ваш результат, как в нашем обычном мозге.
Второй мозг — это улучшенная база данных, где все элементы связаны ассоциациями. Наш мозг способен рождать новые идеи из существующего опыта и знаний. Точно так же может делать и второй мозг, если делегировать ему запоминания всех знаний, а затем обращаться к нему для генерации новых идей.
Выбор платформы для создания базы знаний
Для создания второго мозга нужно выбрать платформу. Как мы уже знаем, платформа должна быть электронной, так как бумажные носители неэффективны. Платформа для создания второго мозга должна отвечать критериям:
- надежность — постоянно создается резервная копия с вашей информацией и она хранится в облаке и на вашем компьютере, чтобы в нужный момент можно было восстановить ваши данные;
- универсальность — платформа поддерживает любой файл и работает на всех девайсах (кроссплатформенность);
- централизованность — платформа содержит всё в одном месте и синхронизирует все изменения между девайсами;
- прозрачность — вся информация и функционал визуально понятны, а не спрятаны в папках и документах;
- безопасность — ваши данные защищены и не продаются;
- устойчивость — разработчики поддерживают платформу, выпускают новые обновления и собираются делать это еще долго;
- гибкость — на платформе можно работать с любым проектом или деятельностью, которой вы занимаетесь, сейчас и в будущем.
Структура второго мозга
Обязательная структура второго мозга может отличаться в зависимости от того, какую методику управления информацией вы выбираете — GTD, PARA, Zettelkasten или свою личную. О них я подробнее расскажу в отдельной статье. Я сделала для себя кастомную версию GTD и сейчас стараюсь интегрировать ее с элементами остальных подходов.
В независимости от системы, во втором мозге должно быть несколько обязательных блоков:
- Входящие — страница для возможности быстрого добавления любой входящей информации.
Вся входящая информация помещается в страницу-буфер: «Входящие», из которой впоследствии направляются в необходимую базу. Я пробовала категоризировать информацию в момент ее появления, но пришла к выводу, что это замедляет процесс взаимодействия.
- Склад/Архив/База — хранилище входящей информации, которая прошла фильтрацию Входящих.
Склад может быть подразделен как на разные темы, так и на общую с тегами разных тем в ней. Каждая запись в складе имеет несколько атрибутов: ссылка на материал, статус освоения (в процессе, в очереди, повтор, бэклог, завершено), вид материала (видео, статья, книга, курс, лекция, фильм, инструмент), год создания, автор, тема (психология, саморазвитие, бизнес, финансы и т.д.), конспект, ссылка на глобальный тэг по всему второму мозгу или ссылки на другие записи в складе.
- Задачник — для сохранения действий-задач.
Удобнее всего вести задачи в специальном таск-менеджере. Но в целом, задачи — это тоже часть информации. После попадания информации во входящие её нужно направить либо на склад, если не подразумевается никаких действий, либо в задачник, сформулировав из неё конкретное действие.
- Центр управления — страница управления, где упорядочены все остальные страницы, и откуда можно легко найти нужное.
Эта часть имеет отличие в разных подходах, но она является неким дэшбордом — головным офисом вашего мира. Центров управления может быть несколько — для всего второго мозга и для каждого из проекта, например.
Дополнительные возможности
Помимо основных частей второго мозга можно создать дополнительные, которые помогут эффективнее управлять своей жизнью.
- Информация о себе
В организованном месте я храню всю информацию обо мне, для себя и для публичного доступа. Для себя я веду записи моих предпочтений, моего стиля, моих ценностей и подходящий концепций жизни. Помимо информации, которая касается лично меня, я также организовала все мои резюме, лучшие фото, портфолио, мой сайт, контакты и варианты самопрезентации, чтобы всегда можно было удобно найти и отправить информацию о себе.
- CRM знакомых
CRM расшифровывается как Customer Relationship Management, то есть «управление отношениями с клиентами» — эта система используется в бизнесе для автоматизации процессов общения с клиентами и продаж.
Я веду точно такую же систему, только записываю туда своих знакомых и друзей — всех людей, с которыми я пообщалась, чтобы автоматизировать нетворкинг и поддерживание хороших отношений. Таблица помогает мне не забывать устанавливать контакт с человеком каждые три-шесть месяцев, а также находить в ней нужных людей по сферам деятельности или стране.
Помимо базы контактов, я веду базу вдохновляющих меня личностей — отдельно похожих на меня людей из разных сфер, с которыми хотела бы получить партнерства, и отдельно — примеры для подражания, гениальных личностей, на которые хочется равняться.
- Вишлист
Вишлист или база желаний — удобный трекер своих мечт и мелких желаний. Я оформила вишлист как канбан доску с разделением на материальные и нематериальные желания и с тегами стадии реализации этих желаний (появилось, в процессе, выполнено).
Также, я разделила желания по очередности их выполнения — скоро (в ближайшие месяцы), почти скоро (около года), не скоро (больше года). Это позволяет планировать траты, понимать себя, видеть свои ценности и расставлять приоритеты.
- Центр управления отношениями
Отношения — это тоже проект. Так как мы с мужем оба профессионально управляем проектами и любим эффективность, мы завели систему для управления и нашими отношениями. Это общая страница, к которой у каждого из нас есть доступ. В ней хранятся наши совместные планы, фото, плейлисты, база мест, где мы жили, список покупок, рецепты еды, учет совместных финансов и даже разные договоренности и правила отношений.
- Дневник путешествий
На странице путешествий я собираю: вишлист мест, которые хочется посетить в разных странах; планы по путешествиям на ближайшие годы; список вещей для сбора чемодана — удивительно, как это упростило мне жизнь. Раньше я с нуля записывала нужные вещи, пока не догадалась сохранить списки самого необходимого для разных видов путешествий: маленьких или долгих, для переезда и т.д.
Также я веду базу данных с прошлыми путешествиями. Туда я записываю страну, посещенные города, ставлю тег континента, даты поездки, впечатления от нее и полезные материалы. Благодаря этому я могу вспомнить, когда и где была, сколько стран на каждом континенте я посмотрела и сколько мест осталось посетить.
- Записная книжка
Записная книжка может быть реализована по-разному. В нее попадает вся исходящая из вас информация — идеи, мысли, размышления для дневника. Кто-то складывает все к остальной информации в склад, а кто-то, как я, заводит для исходящей из сознания информации дополнительное место.
У меня каждая запись имеет теги: идея, рефлексия, мудрость-цитата. Полезно оставлять ссылки на другие похожие записи, чтобы идеи связывались в одно целое.
- Ежедневник
Я не веду полноценного ежедневника, кроме страницы входящих, задачника и календаря с фиксированными по времени задачами. Но когда я внедрила правило «один день — один проект», я завела себе небольшой недельный план, чтобы проще вспоминать, какой день для какого проекта я выделила. Его удобно использовать для еженедельного ревью задач, поэтому на эту же страницу я поместила свои цели на месяц. По ним я делаю анализ прошедшей недели и планирую новую неделю.
- Данные по здоровью
Я храню в одном месте все, что касается моего здоровья. История болезней, результаты анализов, рецепты — все, что относится к физическому здоровью, чтобы новому врачу можно было передать важную информацию о моем организме.
Так же и с ментальным здоровьем — в одном месте собраны все записи встреч с психологом, полезные упражнения для самопомощи и дневник эмоций.
- Трекинг навыков и знаний
Если воспринимать жизнь как игру, а себя как персонажа, для достижения новых уровней придется развивать своего персонажа. Меня развитие мотивирует и без геймификации, но вести учет навыков и знаний все равно полезно — это помогает последовательно улучшать себя, а не терять фокус на новые интересные темы. В специальной базе я записываю навык или знание, которое хочу получить, ставлю тег и определяю время и приоритет этого знания для моих целей.
- Учет книг и фильмов
Удобно вести списки книг и фильмов, с которыми хочется ознакомиться. Для книг я использую разделение по темам: выделила темы, которые мне важны в данный момент, и добавляю только ту литературу, которая соответствует этим темам. Фильмы я разделила по жанрам, чтобы было удобно выбирать, когда хочется посмотреть что-то доброе и смешное или серьезное и обучающее.
Ссылка на источник: https://t.me/lifeasproject
